Choć można zacząć od skanowania dokumentów i przechowywania ich w popularnych usługach chmurowych, pełna automatyzacja obiegu dokumentacji wymaga zaawansowanych narzędzi i struktur dostosowanych do potrzeb firmy. Skopiowanie dokumentów do chmury nie usprawni zarządzania firmowymi dokumentami.
Na czym polega elektroniczny obieg dokumentacji?
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to system informatyczny oparty na tzw. workflow. Umożliwia on przesyłanie, ewidencjonowanie i przetwarzanie dokumentów elektronicznych między pracownikami zgodnie z określonymi procedurami. To efektywny sposób zarządzania ogromnymi ilościami dokumentów, takimi jak faktury, umowy czy dokumentacja pracownicza, a także kontrola ich przepływu i przypisywanie do konkretnych osób.
Przykład numer 1: Obieg dokumentacji na przykładzie działu księgowości
W dziale księgowości elektroniczny obieg dokumentów zaczyna się od otrzymania faktury. Jeśli jest to wersja papierowa, zostaje najpierw zeskanowana, a potem automatycznie przekazana do osoby odpowiedzialnej za jej zatwierdzenie. Następnie system dokonuje automatycznej dekretacji faktury i przesyła zlecenie przelewu. Księgowa może również przyporządkować poszczególne pozycje faktury do konkretnych pozycji kosztowych, co przyspiesza i usprawnia cały proces księgowy.
Przykład numer 2: aneks do umowy o pracę
Proces aneksowania umowy o pracę w ramach elektronicznego obiegu dokumentów w firmie rozpoczyna się od ustalenia warunków aneksu między kierownikiem a pracownikiem. Następnie dział HR przygotowuje e-dokument, który trafia do dyrektora do zatwierdzenia lub ewentualnych zmian. Po uzyskaniu akceptacji pracownik jest zapraszany do podpisania aneksu. Następnie dokument jest skanowany i archiwizowany elektronicznie w e-teczce pracowniczej.
Warto zaznaczyć, że istnieje również opcja wykorzystania podpisu elektronicznego lub innych metod uwierzytelnienia pracowników, co pozwala na pełną eliminację papierowej dokumentacji.
Korzyści, jakie zapewnia elektroniczny obieg dokumentów w firmie
Przedsiębiorcy dążą do poprawy efektywności pracy. Jeśli jakieś zadania można wykonać szybciej w porównaniu do obecnego tempa, a przy tym ograniczyć ryzyko błędów, to warto rozważyć, jak to zrobić. W tym wypadku pomocny będzie elektroniczny obieg dokumentów.
Korzyści ze stosowania DMS:
- bezpieczeństwo danych;
- sprawny przepływ informacji w zespole;
- możliwość łatwego wyszukania dokumentów;
- niższe koszty;
- wysoka wydajność;
- łatwiejsze dostosowanie się do przepisów.
Warto spojrzeć na drugą stronę medalu, czyli wady. Najczęściej pracownicy drukują dokumenty, których nie trzeba przenosić na papier, gdyż są dostępne w formie elektronicznej. Łatwo wyeliminować tego typu zachowania, a przy tym ograniczyć wydatki.
Elektroniczny obieg dokumentów to wygodny sposób, aby usprawnić ich obieg, skrócić czas pojedynczego procesu, a przy tym ograniczyć koszty. Niebawem wszystkie faktury będą musiały być wystawiane w formie elektronicznej. Dlaczego nie wykorzystać tego momentu na przeniesienie dokumentacji do chmury?
Materiał promocyjny.
Zobacz także:
- Rola oprogramowania w logistyce – jak wspierać i optymalizować procesy logistyczne?
- Odzyskiwanie usuniętych filmów lub zdjęć z wesela
- Jak zostać hakerem?
- Programy dla rolników, czyli uprawa dyni pod kontrolą!
- Czy programista, będąc na umowie B2B może iść na L4?
